Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán không chỉ là những tài liệu ghi chép mà còn là nền tảng quan trọng trong hệ thống kế toán của một tổ chức. Điều này đặt ra sự cần thiết và tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến việc tạo, lưu trữ và sử dụng chứng từ kế toán. Việc tuân thủ quy định của pháp luật về chứng từ kế toán không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch của quá trình ghi nhận, báo cáo tài chính còn là cơ sở để xác minh và kiểm tra sau này. Những quy định này không chỉ tác động đến việc sử dụng chứng từ mà còn quy định về hình thức, thời hạn lưu trữ và quy trình xử lý khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan có thẩm quyền. Sau đây, Siglaw xin đưa ra các quy định liên quan đến chứng từ kế toán và tầm quan trọng của việc tuân thủ những quy định này trong việc xây dựng và duy trì một hệ thống kế toán đáng tin cậy.

Chứng từ kế toán là gì?

Dựa vào khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015 thì chứng từ kế toán là:

1. Những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
2. Bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị
3. Căn cứ pháp lý cho mọi số liệu, thông tin kinh tế và là cơ sở số liệu để ghi sổ kế toán.
4. Căn cứ pháp lý kiểm tra việc chấp hành các chính sách chế độ và quản lý kinh tế, tài sản tại đơn vị, kiểm tra tình hình về bảo quản và sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa, có biện phap xử lý mọi hiện tượng tham ô, lãng phí tài sản của đơn vị, nhà nước.
5. Bằng chứng để kiểm tra kế toán, bằng chứng để giải quyết các vụ kiện tụng, tranh chấp về kinh tế, kiểm tra kinh tế, kiểm toán trong đơn vị.

Quy định của pháp luật về chứng từ kế toán

Nội dung chứng từ kế toán

Theo Điều 16 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán: tên chứng từ thường phản ánh nội dung của nghiệp vụ kinh tế ghi trong chứng từ, số hiệu phản ánh trình tự thời gian của nghiệp vụ phát sinh. Yếu tố này là cơ sở phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ và tổng hợp số liệu các chứng từ cùng loại được dễ dàng.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán: yếu tố này là cơ sở cho việc chi tiết hoá nghiệp vụ kinh tế theo thời gian, giúp cho việc ghi sổ, đối chiếu, kiểm tra số liệu theo thứ tự thời gian đồng thời là cơ sở cho việc quản lý chứng từ và thanh tra kinh tế tài chính.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán: yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế và để chi tiết hoá hay phân loại nghiệp vụ kinh tế theo đối tượng liên quan, đồng thời là cơ sở cho việc xác định, đối chiếu và thanh tra về các nghiệp vụ kinh tế.
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán: yếu tố này cũng là cơ sở để xác định trách nhiệm của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh: yếu tố này có tác dụng giải thích rõ hơn về nghiệp vụ kinh tế, giúp làm chi việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ đó và giúp cho định khoản kế toán
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ: yếu tố này là cơ sở của ghi chép kế toán, thanh tra kinh tế, đồng thời cũng là cơ sở để phân biệt chứng từ kế toán với các chứng từ khác sử dụng trong thanh tra, hành chính.
• Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán: yếu tố này nhằm đảm bảo tính pháp lý và gắn liền trách nhiệm vật chất. Mỗi nghiệp vụ kinh tế xảy ra thường gắn liền với việc thanh đổi trách nhiệm vật chất giữa người này với người khác, giữa bộ phận này với bộ phận khác. Do đó, chứng từ phải có ít nhất hai chữ lý của những người, bộ phận có liên quan đến nhau. Những chứng từ thể hiện mỗi quan hệ giữa các pháp nhân kinh tế với nhau nhất thiết phải có chữ ký của người quản lý có thẩm quyền của đơn vị.
• Và các nội dung khác phù hợp với từng loại chứng từ

Xem thêm: https://siglaw.com.vn/quy-dinh-cua-phap-luat-ve-chung-tu-ke-toan.html