Vào ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử do Chính phủ ban hành chính thức có hiệu lực. Theo Điều 28 của Nghị định nói trên, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ quản lý bắt đầu đi vào vận hành chậm nhất từ ngày 01/07/2026. Kể từ thời điểm này, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
Việc giao kết hợp đồng lao động thông qua phương tiện điện tử đã được nhắc đến từ lâu trong Bộ luật Lao động 2019, nhưng thực tiễn còn thiếu hướng dẫn về điều kiện có hiệu lực, việc sửa đổi, chấm dứt hợp đồng và chưa có cơ sở dữ liệu tập trung. Để hướng dẫn chi tiết, ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 08/2026/TT-BNV (có hiệu lực từ ngày 01/7/2026) về việc cấp mã định danh, tài khoản truy cập và kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Bài viết dưới đây của Công ty Luật Siglaw sẽ tổng hợp những điểm đáng chú ý của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV để doanh nghiệp chủ động triển khai, hạn chế rủi ro pháp lý.
1. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP và khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Về bản chất, đây vẫn là thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điểm khác biệt nằm ở hình thức thể hiện (thông điệp dữ liệu) và phương thức ký kết (ký số thông qua hệ thống eContract).
Về eContract: Đây là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử, được liên kết với Nền tảng của Bộ Nội vụ, cho phép các bên tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng và báo cáo tình hình sử dụng lao động.
2. Những nguyên tắc chung trong giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Một, tuân thủ pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và quy định của Nghị định.
Hai, hợp đồng được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu, qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận.
Ba, khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.
3. Từ 01/7/2026, doanh nghiệp có bắt buộc dùng hợp đồng điện tử?
Không bắt buộc. Nghị định 337/2025/NĐ-CP chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng bằng văn bản giấy vẫn là hình thức hợp pháp.
Doanh nghiệp nào lựa chọn hình thức hợp đồng điện tử thì từ ngày 01/7/2026, phải giao kết qua eContract (hệ thống eContract phải đáp ứng điều kiện được quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP), đồng thời gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để được cấp mã định danh.
4. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử hợp lệ
Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động:
Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: Có một trong các giấy tờ tùy thân gồm thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn. Đối với cá nhân là người nước ngoài, phải có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh.
Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: Có một quyết định thành lập, hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Cá nhân là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình phải có một trong các giấy tờ tùy thân đã nêu trên.
Lưu ý: Các bên đều phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Điều kiện đối với eContract và Nhà cung cấp eContract
Hệ thống eContract giao kết hợp đồng lao động điện tử phải bảo đảm các điều kiện sau:
Việc sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số và cung cấp tài khoản giao dịch điện tử phải đáp ứng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử và phương án kỹ thuật duy trì, khắc phục hoạt động chứng thực khi xảy ra sự cố.
Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng tra cứu dữ liệu, chứng từ và hợp đồng lao động điện tử đã giao kết trên eContract.
Bảo đảm định danh và xác thực đúng danh tính người lao động, người sử dụng lao động; có kỹ thuật xác nhận tổ chức, cá nhân được định danh đã đồng ý với nội dung hợp đồng lao động.
Có chức năng tổng hợp, thống kê và báo cáo định kỳ, đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử; chuyển đổi được giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Kết nối API (Giao diện lập trình ứng dụng) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ; hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua giao thức, định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
Có biện pháp bảo mật thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định pháp luật về an toàn thông tin mạng.
Bên cạnh đó, Nhà cung cấp eContract phải có giải pháp thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin nhận biết và dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật với giấy tờ tùy thân, đồng thời phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy với loại hình dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu.
6. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng, quản lý, vận hành, có chức năng quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử và cung cấp dịch vụ dùng chung; hạ tầng được đặt tại Trung tâm Dữ liệu quốc gia. Nhà cung cấp eContract là bên thực hiện chứng thực hợp đồng, còn Nền tảng kiểm tra, đối soát và ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực.
Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục và các văn bản liên quan trên Nền tảng được lưu trữ 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Nếu hai bên ký nhiều hợp đồng liên tục (theo Điều 20 Bộ luật Lao động), thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.
Người lao động và người sử dụng lao động đăng nhập Nền tảng bằng tài khoản định danh điện tử mức 2 (VNEID). Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức không đăng ký được tài khoản định danh tổ chức thì có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản.
7. Khi nào hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực?
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, gắn dấu thời gian kèm chữ ký số và hợp đồng được Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Ví dụ: Người lao động ký số lúc 14h00 ngày 10/7/2026; doanh nghiệp là bên ký sau cùng lúc 16h30 cùng ngày và hệ thống eContract chứng thực ngay sau đó. Khi đó, hợp đồng có hiệu lực từ 16h30 ngày 10/7/2026, trừ khi hai bên thỏa thuận thời điểm có hiệu lực khác.
Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ để gắn mã định danh. Nền tảng tự động cấp mã định danh trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận và gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract để lưu trữ cùng hợp đồng. Trường hợp hợp đồng không bảo đảm điều kiện, Nền tảng của Bộ Nội vụ sẽ không cấp mã định danh, đồng thời gửi thông báo nêu rõ lý do về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.
Mã định danh cho hợp đồng chỉ được cấp một lần và không thay đổi, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt.
8. Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử
Việc chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử đáp ứng khi các bên giao kết hợp đồng giấy đã được xác thực điện tử về định danh. Bản chuyển đổi được người sử dụng lao động ký số để xác nhận chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.
9. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong giao kết, thực hiện hợp đồng điện tử
Một, giao kết, sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn, chấm dứt hợp đồng điện tử đúng quy định.
Hai, lưu trữ, bảo mật dữ liệu, bảo đảm tính toàn vẹn và khả năng truy xuất.
Ba, phối hợp với Nhà cung cấp eContract, cơ quan quản lý; hướng dẫn, đào tạo, cung cấp phương tiện hỗ trợ người lao động.
Bốn, thông báo ngay cho cơ quan quản lý Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi phát hiện dấu hiệu rủi ro về bảo mật, giả mạo, sai lệch thông tin hoặc truy cập trái phép.
Năm, tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân; đồng thời báo cáo tình hình thay đổi về lao động thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
10. Đối chiếu hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử
Nghị định 337/2025/NĐ-CP cùng Thông tư 08/2026/TT-BNV đã hoàn thiện khung pháp lý cho hợp đồng lao động điện tử; từ điều kiện giao kết, hiệu lực, chuyển đổi đến quản lý dữ liệu tập trung. Hợp đồng lao động điện tử dù không phải quy trình bắt buộc, nhưng nếu doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đã lựa chọn sử dụng thì cần tuân thủ đầy đủ trình tự, chọn đúng nhà cung cấp và kiểm soát tốt dữ liệu cho người lao động.
Công ty Luật Siglaw sẵn sàng đồng hành cùng Quý doanh nghiệp, nhà đầu tư trong việc rà soát mẫu hợp đồng, đánh giá nhà cung cấp eContract, xây dựng quy trình số hóa hợp đồng lao động và bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động. Liên hệ Siglaw để được tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất.
Thông tin liên hệ:
Trụ sở chính tại Tp. Hà Nội: Số 44/A32 - NV13, Khu A Geleximco, Đường Lê Trọng Tấn, Phường Tây Mỗ, Tp. Hà Nội
Chi nhánh tại miền Nam: Số 103 - 105, Đường Nguyễn Đình Chiểu, Phường Xuân Hòa, Hồ Chí Minh
Chi nhánh tại miền Trung: VIFC DN - Tòa nhà ICT Công viên Phần mềm số 2, Đường Như Nguyệt, Phường Hải Châu, Đà Nẵng
Email: vp@siglaw.com.vn
Hotline: 0961 366 238
Website: https://siglaw.com.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/hangluatSiglaw

